အရင် Facebook လိုမျိုး Social Media တွေ သိပ်မတွင်ကျယ်ခင်တုန်းကအချိန်….. လူတိုင်းနီးပါး Smartphone မရှိခင်တုန်းကအချိန်မှာ….. မုန့်စားချင်တယ်ဆိုရင် ကျွန်တော်တို့ မုန့်ဆိုင်ကို တကူးတကသွားပြီး ဝယ်စားကြတယ်။ အခုဆိုရင် လက်ဖ္ဘရည်၊ အီကြာကွေးတောင် စားချင်တဲ့အချိန် online က မှာလို့ရနေပါတယ်။
ကျွန်တော်ပြောချင်တဲ့အချက်ကတော့ လုပ်ငန်းတိုင်းက online ပေါ်ကို ရောက်လာကြပြီ။ ဝတ်ဖို့ အပ်ချုပ်တာတွေ ကအစ နေထိုင်မကောင်းလို့ ဆရာဝန်ပြတာ အထိပါ online ပေါ်ကလုပ်နေနိုင်ပါပြီ။ ဒီလိုအခြေအနေမျိုးမှာ online ပေါ်ကလုပ်နေမယ့် မိတ်ဆွေတို့ရဲ့ လုပ်ငန်းတွေမှာ အဖြစ်များတဲ့ Accounting အမှားတွေကို ရှောင်ရှားနိုင်ဖို့ ဒီအပတ်မှာ ပြောပြသွားပါမယ်။
1. Accounting အတွက် အချိန်မပေးခြင်း
Accounting က မလုပ်မဖြစ်လုပ်သင့်တဲ့ အရေးကြီးလုပ်ငန်းပါ။ Accounting မလုပ်ရင် ကိုယ့်လုပ်ငန်းက ဘယ်လောက် ငွေဝင်ပြီး ဘယ်လောက် ကုန်ကျစရိတ်တွေရှိမှန်းကို အတိအကျ သိရတော့မှာ မဟုတ်ပါဘူး။
ဝင်ငွေထွက်ငွေတွေကို စိတ်မှန်းနဲ့ထည့်လို့မရပါသလို ခန့်မှန်းချေနဲ့လည်း အလုပ်ဖြစ်မှာမဟုတ်ပါဘူး။
Fix - Accounting လုပ်ဖို့ အချိန်သတ်သတ်မှတ်မှတ်ပေးပါ။ Accounting လုပ်တယ်ဆိုတာ စာရင်းမှတ်တာတစ်ခုတည်းမဟုတ်ပါဘူး။ မှတ်ထားပြီးသားစာရင်းတွေကနေ ကိုယ့်လုပ်ငန်းအခြေအနေတွေကို သုံးသပ်ပြီး နောက်လုပ်မယ့်အဆင့်တွေကို ဆုံးဖြတ်ချက်ချတာတွေပါလုပ်ပါ။
2. ကိုယ်ပိုင် bank account ကို လုပ်ငန်းအတွက် အသုံးပြုခြင်း
လုပ်ငန်းစစချင်းကတော့ ကိုယ်ရဲ့ personal bank account နဲ့ပဲစလုပ်တာ သင့်တော်ပင်မယ့် လုပ်ငန်းက ငွေလွှဲငွေသွင်း အကြီမ်ရေများလာတဲ့အခါမှာ လုပ်ငန်းအတွက် သီးသန့် bank account နဲ့ပဲ လုပ်ဆောင်ရပါမယ်။
ကိုယ့် personal account နဲ့ပဲဆက်လက်ဆောင်ရွက်နေမယ်ဆိုရင်တော့ စာရင်းမှတ်သားတဲ့အခါ ရှုပ်ထွေးမှုတွေ ရောထွေးမှုတွေရှိလာပြီး မိတ်ဆွေ ၁၅မိနစ်နဲ့ ပြီးရမည့် အလုပ်အတွက် နေ့တစ်ဝက်ပေးလိုက်ရတာမျိုးတွေ ဖြစ်လာပါလိမ့်မယ်။
Fix - အထက်ကပြောခဲ့တဲ့ အခြေအနေမျိုးဖြစ်လာမယ်ဆိုရင် မိတ်ဆွေရဲ့ တန်ဖိုးရှိတဲ့အချိန်တွေ မိသားစုနဲ့အချိန်ပေးတာမျိုး အနားယူတဲ့အချိန်လိုမျိုး တခြားပိုအရေးကြီးတဲ့နေရာတွေမှာ သုံးလို့ရမယ်ဆိုတာ တွေးတောပြီး လုပ်ငန်းအတွက်သီးသန့်သုံးမယ့် bank account လေးဖွင့်ထားပါ။ (လုပ်ငန်းနာမည်နဲ့ ဖွင့်ထားတဲ့ bank account ဟာ နောင်လုပ်ငန်းသုံးချေးငွေလျှောက်ဖို့ အသုံးဝင်ပါသေးတယ်)
3. Transaction အသေးများအား မမှတ်သားခြင်း
“Stationary တွေဝယ်လိုက်တာ ၅၀၀၀ထောင်လောက်ပဲကုန်တယ်” ပစ္စည်းသွားဝယ်တဲ့အခါ “သွားလာစရိတ် ၂၀၀၀ လောက်ပဲကုန်တယ် နောက်ကျရင် မှတ်လိုက်မယ်” စတဲ့ အတွေးလေးတွေကို တစ်ခါမဟုတ်တစ်ခါ တွေးမိမယ်ထင်ပါတယ်။ တွေးမိပင်မယ့် စာရင်းမှတ်တယ်ဆိုတဲ့ မိတ်ဆွေအတွက် ဂုဏ်ယူပါတယ်။ တွေးလည်းတွေးမိတယ် စာရင်းမမှတ်မိဘူးဆိုတဲ့ မိတ်ဆွေတွေအတွက်ကတော့ ဒါလေးထပ်ပြီး အသိပေးပါရစေ
လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ Transaction အသေးလေးတွေကလည်း Transaction အကြီးအကြီးတွေနဲ့ ညီတူညီမျှအရေးကြီးပါတယ်။
Fix - စာရင်းအသေးလေးတွေကို စတင်မှတ်ပါ။ စာရင်းတွေထဲ ထည့်ပါ။
Transaction အသေးလေးတွေကိုနိုင်အောင်လုပ်မှ လုပ်ငန်းအနေထားကြီးမားလာတဲ့အခါမှာ ပိုပြီး အောင်အောင်မြင်စီမံနိုင်မယ့် အပြင် လချုပ် နှစ်ချုပ် စာရင်းတွေမှာလည်း ခေါင်းကိုက်မှုတွေကို လျှော့နည်းသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။
4. စာရင်းကို manual မှတ်သားခြင်း
နည်းပညာတွေမတိုးတတ်ခင်တုန်းက စာရင်းစာအုပ်ရှည်ကြီးတွေနဲ့မှတ်သားကြပါတယ်။ အခုအချိန်လုပ်ငန်းအများစုမှာ Quick Book လိုမျိုး Accounting Software တွေ အသုံးပြုလာကြပါပြီ။ အရင်တုန်းက ဒီလိုပဲမှတ်ခဲ့တာ အဆင်ပြေတယ်ဆိုပေမယ့် လိုက်ပြီးမပြောင်းလဲနိုင်တဲ့ လုပ်ငန်းတွေဟာ နောက်ကျကျန်ခဲ့စမြဲပါ။ စာရင်းကို Quick Book လိုမျိုး software သုံးပြီးမှတ်မယ်ဆိုရင် သင့်အတွက် ဘာတွေပိုကောင်းသွားမလဲ။
၁။ စာရင်းတွေကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် ပြန်ရှာရတာ လွယ်ကူပါတယ်။
၂။ ပျောက်ရှပျက်စီးတာတွေကို ကာကွယ်နိုင်ပါတယ်။
၃။ ပြုပြင်ပြောင်းလဲဖို့ကို တားဆီးပေးနိုင်ပါတယ်။
ဒီအချက်သုံးချက်တည်းနဲ့တင် Accounting Software က Manual လုပ်နေတဲ့ စာရင်းတွေထက် ပိုပြီး မြန်ဆန်ပြီး အလုပ်ဖြစ်တဲ့အတွက်ကြောင့် အသုံးပြုသင့်နေပါပြီ။
Fix - အချို့မိတ်ဆွေတို့အတွက် ပြောင်းလဲအသုံးပြုဖို့ ခက်ခဲနေနိုင်တယ်။ MX က မိတ်ဆွေတို့ သိပြီးသားအချက်ကို ပြန်ပြီးသတိပေးပါရစေ။ မိတ်ဆွေတို့ လုပ်ငန်းစတင်ခဲ့တုန်းက အခက်အခဲတွေကိုကြုံတွေ့ခဲ့ရတယ် ဒါပေမယ့် အခုအချိန် လည်ပတ်နိုင်တဲ့အခြေအနေထိ လုပ်ကိုင်သင်ယူရင်း ရောက်ခဲ့ကြတယ်။ Accounting Software ပြောင်းသုံးတယ်ဆိုတာ မိတ်ဆွေတို့တာဝန်ယူနေရတဲ့ လုပ်ငန်းတစ်ခုကို စီမံခန့်ခွဲတာလောက် မခက်ခဲတဲ့အတွက်ကြောင့် မိတ်ဆွေတို့လုပ်နိုင်မှာပါလို့ တွေးပါ။
ဘယ်လိုစရမလဲ ဘယ်ကစရမလဲကို သိချင်ရင်တော့ MX ကို ချက်ချင်း ဆက်သွယ်လိုက်ပါနော်။
နိဂုံးချုပ်ပြောရရင် online ပေါ်မှာလုပ်ကိုင်နေတဲ့ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ ဖြစ်တတ်တဲ့ Accounting အမှား (၄) ချက်ကို ပြင်ဆင်နိုင်တယ်ဆိုရင် လုပ်ငန်းမှာ အချိန်ကုန်သက်သာပြီး မြန်မြန်ဆန်ဆန် ရှေ့ဆက်နိုင်မယ်။ စနေ၊တနင်္ဂနွေနေ့တွေမှာ အချိန်ပိုမလုပ်ရတော့ဘဲ မိသားစုနဲ့ အချိန်ပေးနိုင်ပြီး ကိုယ်တိုင်လည်း အနားယူနိုင်မယ့် ကောင်းကျိုးတွေရနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါအပြင့် Accounting နဲ့ပတ်သက်ရင် Matrix Solutions Business Advisory က ကူညီဖြေရှင်းပေးနိုင်တယ်အတွက်ကြောင့် MX ရဲ့ facebook page ကို Like & Follow လုပ်ထားပါဦးနော်။
-----------------------------------------------